Libro Matricola Auto

Importazione Veicoli da Excel

Libro Matricola Auto

Importazione Veicoli da Excel

Importazione Applicazioni Auto da Excel

Sommario

Descrizione generale

La funzione consente di effettuare l’inserimento massivo in una polizza “Libro Matricola Automezzi” utilizzando un foglio Excel contenete i dati dei veicoli da inserire.

Pe l’esecuzione di questa procedura occorre che il foglio Excel sia opportunamente preparato per consentire il corretto abbinamento tra i dati delle colonne Excel ed i campi previsti nella Gestione.

I passaggi da effettuare sono i seguenti:

Per prima cosa, occorre modificare l’intestazione delle colonne con in nomi richiesti.

Quindi si interviene sul foglio Excel per modificare il contenuto delle colonne con valori “normalizzati” secondo le codifiche adottate da AWBNET.

Infine, si elabora il foglio Excel, importandolo nell’applicazione ed effettuando l’inserimento.

Preparazione del foglio Excel

I campi previsti nel foglio Excel da sottoporre alla procedura di inserimento sono i seguenti e corrispondono agli omologhi campi previsti per l’inserimento singolo:

Nome Colonna

Descrizione

Obbligatorio

Contenuto

Targa

Sì

Testo

Telaio

Testo

dt_Entrata

Sì

Date

dt_Uscita

Date

Settore

Sì

Testo

Veicolo

Sì

Testo

Uso

Sì

Testo

Descrizione

Sì

Testo

Anno_Acquisto

Numero

dt_Immatricolazione

Date

Provincia

Tabella

ClasseBM

Testo

Max1

Numero

Max2

Numero

Max3

Numero

Valore

Numero

Firma_RC

Numero

Firma_F/I

Numero

Firma_Tutela

Numero

Firma_ARD

Numero

Firma_Kasko

Numero

Firma_Assistenza

Numero

Firma_Infortuni

Numero

Firma_Tasse

Numero

Firma_SSN

Numero

Firma_Totale

Numero

Quiet_RC

Numero

Quiet_F/I

Numero

Quiet_Tutela

Numero

Quiet_ARD

Numero

Quiet_Kasko

Numero

Quiet_Assistenza

Numero

Quiet_Infortuni

Numero

Quiet_Tasse

Numero

Quiet_SSN

Numero

Quiet_Totale

Numero

KW

Testo

Peso_Motrice

Numero

Peso_Rimorchio

Numero

Rimorchio

Testo

Ciclomotore

Testo

Note

Testo

Nel caso non sia presente nel foglio Excel una colonna “Obbligatoria”, questa deve essere inserita e popolata con i valori opportuni.

Per le colonne il cui contenuto è di tipo “(tabella)”, i valori presenti nelle diverse righe devono essere presenti nelle corrispondenti tabelle di AWBNET, ovvero il dato deve corrispondere esattamente ad uno dei valori presenti nella tabella di AWBNET. Solo così il programma potrà interpretare e validare il campo ed assegnarvi il corretto codice correlato.

Ad esempio, per la colonna ‘Provincia’, il valore da indicare deve essere esattamente uno di quelli previsti nella relativa tabella presente nella funzione di immissione.

Salvare e chiudere il foglio Excel prima di proseguire con l’importazione; l’eventuale lavoro che utilizza il foglio Excel da elaborare potrebbe inibire la corretta importazione.

A causa della tipologia di elaborazione, il numero massimo di righe che può contenere il foglio Excel è di 300. Nel caso fosse necessario inserire un numero di applicazioni maggiore, occorre separare gli aggiornamenti su cartelle Excel distinte.

Nota tecnica: nelle tabelle di impostazioni è definito il parametro “Numero massimo di righe ammesse per Import Excel” (chiave “SIN_MAX_IMPORT_ROW”).

Importazione del foglio Excel

Aprire la funzione “Collettive/Libro Matricola” dal menu “Portafoglio”.

Selezionare la polizza a cui si intendono aggiungere i veicoli il pulsante .

Selezionare il pulsante per richiamare la funzione di inserimento da EXCEL

Se la polizza ha già applicazioni inserite, il pulsante appare nella riga di intestazione.

Appare, a questo punto lo schermo per la scelta del foglio Excel da importare

Premere il pulsante “scegli file” per selezionare il foglio Excel precedentemente salvato e quindi il pulsante “Carica”.

Controllo e Aggiornamento

Al termine del caricamento, apre la griglia con i dati contenuti nel foglio Excel.

La prima colonna (XID) contiene il numero di riga originaria nel foglio di lavoro.

La corrispondenza tra le colonne ed i dati presenti nel sinistro è gestita attraverso il nome della colonna.

Le colonne gestite sono quelle con l’intestazione evidenziata:

in rosso in quanto obbligatorie

in verde per le altre colonne gestite

Premere il pulsante “Controllo” per consentire la validazione dei dati presenti nel foglio Excel ed abilitare l’aggiornamento; se tutte le righe risultano valide viene reso disponibile il pulsante “Aggiornamento.”

Premendo il pulsante “Inserimento” si conferma l’operazione definitivamente; premendo il pulsante “Annulla” invece viene cancellata completamente l’operazione relativa a questo foglio Excel.

Al termine, viene confermato il completamento dell’aggiornamento con l’indicazione dei numeri di sinistro generati.

Errori nel foglio Excel

Qualora vengano rilevati errori nei dati presenti nel foglio Excel, l’inserimento non è possibile. Occorre correggere il dato errato direttamente da Excel e procedere ad una nuova importazione. Ovviamente è anche possibile cancellare, sempre in Excel, la riga errata e ripetere l’importazione.

Utilizzando l’opzione relativa al “Controllo” è possibile alternare la visualizzazione tra tutte le righe, oppure solo quelle “valide” o solo quelle “errate”.

Per individuare il tipo di errore è sufficiente trascinare il mouse sopra l’icona dell’errore .

Apparirà il testo esplicativo della causa dell’anomalia.

Conclusioni

L’attività di registrazione delle entrate e uscite dei veicoli di una polizza a “libro matricola” viene normalmente effettuata utilizzando la funzione “Gestione” che consente puntualmente di effettuare gli inserimenti e aggiornare la posizione, intervenendo sui singoli veicoli, modificandone i diversi campi e integrando il documentale.

Quando però vi è l’esigenza di Inserire un elevato numero di veicoli, normalmente con l’acquisizione di un nuovo cliente , è sicuramente più efficiente ed affidabile effettuare questi inserimenti mediante un processo più automatico possibile, che richieda effettivamente un minore intervento manuale, e poi eventualmente successivamente completare la gestione al primo utilizzo, integrando le altre informazioni disponibili.

Gestione Polizze Trasporti

Polizze Trasporti

Sommario

Descrizione generale

L’applicazione mette a disposizione una serie di funzioni ed opzioni per la gestione completa delle polizze del ramo Trasporti.

Alla base del funzionamento vi è la memorizzazione delle caratteristiche del Contratto in cui vengono specificate, oltre alle informazioni generali, i riparti di coassicurazione, le valute estere ammesse e le tipologie di rischio assicurato.

Per ciascuna tipologia di rischio è possibile indicare il massimale, il tasso applicato, finito o netto, gli eventuali sovrappremi e le clausole applicabili definite in una specifica tabella.

Successivamente è possibile registrare le singole applicazioni per i singoli viaggi e determinare automaticamente il premio risultante in funzione delle tipologie e valori assicurati.

È anche possibile stampare il certificato di assicurazione in base ai modelli eventualmente forniti dalle Compagnie.

Infine viene prodotto il documento riepilogativo delle applicazioni del periodo, con la relativa generazione in AWBNET del titolo per la gestione nella Contabilità Tecnica degli incassi, coperture ed estratti conto alle Compagnie ed ai Produttori.

L’applicazione può essere anche fornita ai Clienti che quindi possono operare in autonomia nella registrazione delle applicazioni, sempre nei limiti delle prerogative a loro attribuite.

Gestione Polizze Trasporti

Per accedere all’applicazione, selezionare l’opzione TRASPORTI dalla voce GESTIONE POLIZZE del menu PORTAFOGLIO.

Elenco dei contratti registrati

Appare la lista dei contratti registrati nella sezione specifica dedicata alle polizze TRASPORTI.

È possibile parzializzare la lista specificando i parametri previsti:

Cliente:Include le polizze di uno specifico cliente.

È possibile indicare il codice del Cliente o digitare il nome per attivare la ricerca testuale.

Polizza:Include una determinata polizza.

Se specificata solo una parte del numero vengono visualizzate tutti i contratti il cui numero inizia con il valore digitato.

Effetto dal/al:Periodo di validità del contratto

Vengono inclusi tutti i contratti che hanno effetto nel periodo.

Movimenti:Visualizzare solo i contratti che hanno applicazioni ancora da regolare.

In corrispondenza di ciascun contratto sono disponibili i pulsanti:

Consente la modifica del contratto.

Visualizza le applicazioni emesse per il contratto.

Visualizza i carichi contabili effettuati per il contratto.

Visualizza i dati del contrato. L’opzione è attivata per l’accesso da parte dei Clienti.

È disponibile inoltre il pulsante:

Consente l’inserimento di un nuovo contratto.

Elenco Carichi generati per il Contratto

Nuovo Contratto

Selezionando il pulsante viene visualizzata la maschera per l’inserimento di un nuovo contratto.

Per l’inserimento occorre compilare i seguenti campi:

Cliente:Codice del Cliente. È disponibile la ricerca testuale.

Polizza:Numero del contratto da inserire.

Riga:Campo facoltativo.

Da utilizzare per differenziare eventuali diverse edizioni del contratto.

Mediante il pulsante Aggiungi viene confermato l’inserimento e visualizzata la maschera per l’immissione dei dati del contratto.

Gestione del singolo contratto

Alla maschera si accede in inserimento, modifica e visualizzazione dei dati del contratto.

La maschera è divisa in quattro sezioni:

Dati Contratto

Riparto

Tipologie Applicazioni

Valute Ammesse

1. Dati Contratto

Vengono indicate le informazioni di base del contratto per la gestione delle applicazioni e dei carichi contabili.

Durata dal/al: Periodo di validità del contratto.

Codice ramo:Classificazione del ramo del contratto.

Compagnia:Codice della Compagnia delegataria. È attiva la ricerca testuale.

Polizza e App:Numero di polizza assegnato.

% Add.li: Percentuale per il calcolo delle addizionali di polizza.

Produttore:Indicazione della presenza per questo contratto di un eventuale Produttore.

% Provv: Percentuale per il calcolo delle eventuali provvigioni passive.

2. Riparto del Contratto.

Vengono elencate le Compagnie presenti nel riparto del contratto.

Sono disponibili i seguenti pulsanti:

Consente la modifica del singolo riparto.

Consente l’eliminazione del singolo riparto.

Consente l’immissione di un nuovo riparto.

Visualizza i dati del riparto. L’opzione è attivata per l’accesso da parte dei Clienti.

La maschera viene presentata in modifica o visualizzazione di un singolo riparto.

Vengono riportate le informazioni riferite alla singola quota di riparto:

Codice compagnia:Codice della Compagnia. È attiva la ricerca testuale

Quota relativa:Quota percentuale del riparto

% provv. Nette:Percentuale per il calcolo delle provvigioni sul premio netto.

% provv. Accessori: Percentuale per il calcolo delle provvigioni sulle addizionali.

% provv. Imponib:Percentuale per il calcolo delle provvigioni sull’imponibile. (In alternativa)

% provv. Totali:Percentuale per il calcolo delle provvigioni sul lordo. (In alternativa)

Flag non gestito:I premi e le provvigioni per la compagnia non sono conteggiati nel carico.

Polizza coass:Numero di polizza assegnato dalla Coassicuratrice.

Appendice coass:Numero di appendice assegnato dalla Coassicuratrice.

3. Tipologie applicazioni previste.

Vengono elencate le tipologie di applicazioni previste per il contratto.

Sono disponibili i seguenti pulsanti:

Consente la modifica della tipologia.

Consente l’eliminazione della tipologia.

Consente l’immissione di una nuova tipologia.

Visualizza i dati. L’opzione è attivata per l’accesso da parte dei Clienti.

La maschera viene presentata in modifica o visualizzazione di una singola tipologia.

Vengono riportate le informazioni per il calcolo del premio della singola tipologia:

Tipologia:Classificazione della tipologia.

Descrizione:Descrizione mnemonica.

% Finito% per il calcolo del premio lordo sui capitali dichiarati.

% Rischio 1% per il calcolo del premio netto sul capitale 1 (alternativo al %Finito)

% Rischio 2% per il calcolo del premio netto sul capitale 2 (alternativo al %Finito)

% Tasse:% per il calcolo delle tasse.

Premio minimo:Ammontare del premio minimo (se presente).

Tipo premio min.:Premio minimo da applicare sul lordo o sul netto.

% R.G.% di sovra premio “Rischio Guerra”

% Sovra premio:% di sovra premio

Massimale:Massimale (Capitale 1 più Capitale 2)

Oggetto assicurato:Descrizione della tipologia

Condizioni:Clausola applicabile (da tabella)

4. Valute Ammesse

Vengono elencate le valute estere ammesse per il contratto.

Sono disponibili i seguenti pulsanti:

Consente la modifica della valuta.

Consente l’eliminazione della valuta.

Consente l’immissione di una nuova valuta.

Conferma la modifica immessa.

Annulla la modifica

Lista delle Applicazioni

Alla maschera si accede dalla lista Contratti mediante il pulsante in prossimità di uno specifico contratto.

Vengono elencate le Applicazioni già inserite per il contratto.

Sono disponibili i seguenti pulsanti:

Consente la modifica dell’applicazione. Non disponibile se già regolata.

Consente l’eliminazione dell’applicazione. Non disponibile se già regolata.

Consente l’immissione di una nuova applicazione.

Visualizza i dati dell’applicazione. L’opzione è attiva per le applicazioni già regolate.

Creazione Carico Contabile

Il pannello viene attivato dalla selezione del pulsante Carico Contabile nella maschera di lista delle applicazioni.

Alla selezione del pulsante Crea Carico vengono elaborate tutte le applicazioni non ancora incluse in precedenti carichi contabili con data di emissione compresa nei limiti dei parametri indicati.

Dopo aver determinato i totali dei premi e delle provvigioni in base ai dati di contratto, viene quindi generato un titolo in AWBNET per la normale gestione dell’incasso, delle coperture e della rendicontazione alle Compagnie di riparto.

Contestualmente viene elaborato il documento riepilogativo da inviare al Cliente.

Gestione Applicazione

Alla maschera si accede dalla lista Applicazioni mediante il pulsante oppure il pulsante in prossimità di una specifica applicazione.

La maschera è divisa in tre sezioni:

Dati Applicazione

Dati Descrittivi

Calcolo del premio

1. Dati Applicazione

Vengono specificati dati identificativi dell’applicazione:

Applicazione:Numero dell’applicazione

Emessa il: Data di emissione

Tipologia:Tipo dell’applicazione (da anagrafica contratti)

Data dal/al: Periodo di validità

Da / A:Partenza e destino (per le merci)

Filiale:eventuale filiale del cliente

Riferimento:eventuale numero di riferimento

Descrizione:Descrizione (da contratto)

Descrizione mezzo:Mezzo Trasporto - Nome Nave - Nome Imbarcazione

Per l’inserimento della nave è attiva la ricerca testuale.

2. Dati Descrittivi

Vengono riportati i dati descrittivi utilizzabili anche per la stampa del certificato:

Oggetto assicurato:Descrizione del bene assicurato.

Condizioni:Clausole applicabili (da tabella).

Comm. Avaria:Indicazione del nome del Commissario d’avaria.

Note Comm.:Note per il commissario d’avaria.

Beneficiario:Dati del beneficiario (eventuale)

Note:Note (eventuale)

Premio min Sì/No:Applicato premio minimo (Si/No)

Num e data carico:Numero e data del carico contabile generato (solo lettura).

3. Calcolo del premio

La sezione indica lo sviluppo del premio a partire dai valori dei capitali assicurati indicati nelle caselle R.O.1 e R.O.2.

I tassi utilizzati sono quelli prelevati dalla corrispondente tipologia di applicazione memorizzata nel contratto ed il pulsante Calcola attiva il conteggio del premio.

Se è previsto il tipo di calcolo “Finito” viene determinato il premio lordo e poi a ritroso le singole componenti del premio.

Viceversa, se previsto il tipo di calcolo “Tasso”, viene conteggiato il premio netto e quindi le successive componenti.

Il pulsante Stampa attive il processo per la produzione del certificato.

Stampa del certificato

La funzione si avvale di modelli di certificato preimpostati in formato WORD ed effettua l’integrazione del documento con i dati memorizzati nell’applicazione, producendo un documento in formato finale.

Conclusioni

La procedura di “Gestione Polizze Trasporti” consente la trattazione di questa tipologia di contratti più dettagliata, efficiente e controllata.

Le operazioni vengono effettuate in un contesto omogeneo, utilizzando la stessa base di dati adoperata dalle altre procedure di Gestione del Portafoglio.

La possibilità di consentire l’accesso direttamente ai Clienti, velocizza i tempi di emissione, garantendo il controllo delle decorrenze con l’aggiornamento in tempo reale del database.