Conservazione Sostitutiva – Estrazione Documentale

La funzione di Conservazione Sostitutiva consente di estrarre i documenti contabili e amministrativi prodotti dal sistema AWBNET al fine di avviarli al processo di archiviazione digitale a norma di legge. Tramite questa funzione è possibile selezionare la tipologia di documento e il periodo di riferimento, ottenendo così il pacchetto documentale necessario per la conservazione sostitutiva.

Come accedere dalla navigazione AWBNET

La funzione è accessibile dal menu di AWBNET nella sezione dedicata alla gestione documentale. Si apre in una finestra dedicata e autonoma. La pagina di riferimento è Doc_Archivia, raggiungibile seguendo il percorso relativo all'archivio documenti o alla gestione della documentazione amministrativa, a seconda della configurazione del proprio profilo utente.

Operazioni principali disponibili

All'apertura della funzione, il sistema propone automaticamente come periodo predefinito l'intero anno solare precedente a quello corrente (dal 1° gennaio al 31 dicembre dell'anno precedente). L'utente può modificare questi valori e impostare i parametri desiderati.

• Impostazione del periodo di estrazione: è necessario indicare una data di inizio e una data di fine. Entrambe le date sono obbligatorie e devono essere valide; la data di fine deve essere uguale o successiva alla data di inizio. È disponibile un calendario per facilitare la selezione delle date.
• Selezione del tipo di documento: occorre scegliere la tipologia di documento da estrarre tra le seguenti opzioni disponibili:
  • E/C Compagnia – Estratti conto relativi alle compagnie assicurative.
  • Modello 7/A – Documentazione relativa al modello 7/A.
  • E/C Produttori – Estratti conto relativi ai produttori/agenti.
  • Fatture – Fatture elettroniche o documenti fiscali emessi.
• Avvio dell'estrazione: dopo aver impostato il periodo e selezionato il tipo di documento, premere il pulsante Esegui per avviare l'elaborazione. Il sistema elabora la richiesta e, al termine, fornisce un messaggio di conferma dell'avvenuta estrazione.
• Chiusura della finestra: il pulsante Chiudi consente di chiudere la finestra in qualsiasi momento senza avviare alcuna elaborazione.

Note operative importanti

• Entrambe le date sono obbligatorie: il sistema non consente di avviare l'estrazione se uno dei due campi data è vuoto o contiene un valore non valido. In caso di errore, viene mostrato un messaggio esplicativo.
• La data di fine non può essere precedente alla data di inizio: il sistema effettua un controllo automatico e segnala eventuali incoerenze prima di procedere.
• È necessario selezionare obbligatoriamente una tipologia di documento prima di avviare l'estrazione; senza questa selezione l'operazione non può essere completata.
• I tempi di elaborazione possono essere elevati: la procedura di estrazione è progettata per gestire grandi volumi di documenti e può richiedere alcuni minuti. Si consiglia di attendere il messaggio di conferma prima di chiudere la finestra.
• Il periodo predefinito è l'anno precedente: questa impostazione automatica agevola le operazioni di archiviazione annuale, che tipicamente riguardano i documenti dell'esercizio concluso.

Estrazione Documenti per Archiviazione Sostitutiva

Parametri della Richiesta

Questa sezione consente di impostare i criteri per l'estrazione dei documenti destinati all'archiviazione sostitutiva. L'utente deve specificare un intervallo di date e il tipo di documento da estrarre, quindi avviare l'elaborazione tramite il pulsante Esegui.