Import Fatture Acquisto XML – Descrizione della funzione

La funzione Import Fatture Acquisto XML consente di importare le fatture elettroniche ricevute dai fornitori tramite il Sistema di Interscambio (SDI) e di generare automaticamente le relative registrazioni di prima nota contabile in AWBNET. Grazie a questa funzione è possibile evitare la digitazione manuale dei dati, riducendo gli errori e velocizzando il processo di contabilizzazione dei documenti di acquisto.

Come accedere alla funzione

La funzione è raggiungibile dal menu principale di AWBNET, accedendo alla sezione Fatture e selezionando la voce Import Fatture Acquisto XML. La pagina si apre direttamente nel modulo di importazione, pronta per la compilazione dei dati preliminari.

Operazioni principali disponibili

• Impostazione della data di prima nota: prima di procedere all'importazione è necessario indicare la data con cui verrà registrata la fattura in prima nota. La data non può essere precedente all'ultima stampa del giornale contabile o all'ultimo aggiornamento dei saldi, né eccessivamente futura rispetto alla data corrente.
• Selezione della causale contabile: occorre scegliere dall'elenco la causale da utilizzare per la registrazione. La causale deve essere coerente con il tipo di documento che si sta importando (ad esempio, una causale per note di accredito deve essere usata solo con fatture di tipo nota credito TD04).
• Caricamento del file XML o P7M: tramite il pulsante Carica File è possibile selezionare dal proprio computer il file della fattura elettronica nel formato XML oppure P7M (file XML con firma digitale). Il sistema gestisce automaticamente la decodifica del file firmato.
• Verifica e visualizzazione dei dati della fattura: dopo il caricamento, il sistema mostra in una finestra di riepilogo i dati principali del documento, tra cui tipo documento, numero, data, valuta, importo totale, IVA, eventuali ritenute d'acconto (importo, aliquota e causale) e IBAN del fornitore.
• Gestione anagrafica del fornitore: il sistema verifica automaticamente se il fornitore presente nella fattura esiste già in anagrafica. Se il fornitore è già presente e abilitato, i dati vengono visualizzati in sola lettura. Se il fornitore non è ancora abilitato come tale o non è presente, è possibile aggiungerlo o aggiornarlo direttamente dalla stessa schermata.
• Verifica dei dati del cliente (cessionario): vengono visualizzati in sola lettura i dati del cessionario/committente presenti nel file XML, ovvero i dati dell'azienda destinataria della fattura.
• Contabilizzazione della fattura: per ogni riga della fattura è disponibile un pulsante di contabilizzazione (icona di rinnovo) che consente di generare la registrazione di prima nota. Il pulsante è attivo solo per le fatture non ancora contabilizzate. Una volta contabilizzata, la riga mostra il numero della registrazione di prima nota generata nella colonna PN.
• Visualizzazione del PDF allegato: se la fattura contiene un allegato PDF, è possibile aprirlo direttamente dalla griglia tramite l'apposita icona.
• Stampa della fattura XML: è disponibile un pulsante per visualizzare la fattura nel formato XML standard.

Note operative importanti

• Tipi documento non importabili: i documenti di tipo TD16, TD17, TD18, TD19 e TD20 (Integrazioni e Autofatture) non sono gestiti da questa funzione e vengono rifiutati in fase di caricamento con apposito messaggio di errore.
• Coerenza tra causale e tipo documento: il sistema controlla che la causale selezionata sia compatibile con il tipo di documento caricato. In particolare, una causale destinata alle note di accredito deve essere abbinata esclusivamente a fatture di tipo TD04 (nota di credito) e viceversa. In caso di incongruenza il caricamento viene bloccato.
• Controllo sul registro IVA: il sistema verifica che non esistano registrazioni IVA con data successiva a quella indicata per lo stesso registro. In caso affermativo, la data di prima nota viene rifiutata con relativo messaggio di errore.
• Formato file accettato: sono accettati esclusivamente file con estensione .xml o .p7m. Qualsiasi altro formato viene rifiutato.
• IBAN del fornitore: se presente nella fattura elettronica, il codice IBAN del fornitore viene acquisito automaticamente e visualizzato nella sezione dati fornitore, facilitando la gestione dei pagamenti.
• Ritenute d'acconto: il sistema rileva automaticamente dalla fattura XML la presenza di eventuali ritenute d'acconto, mostrando importo, aliquota e causale di pagamento nella griglia di riepilogo.

Importazione Fattura Acquisto

Scelta Tipo

Sezione iniziale per la selezione dei parametri di importazione e il caricamento del file XML della fattura elettronica.

Fornitore

Sezione del pannello Fattura Elettronica contenente i dati anagrafici del fornitore estratti dal file XML importato. I dati possono essere integrati o modificati prima della contabilizzazione.

Cliente

Sezione del pannello Fattura Elettronica con i dati del destinatario della fattura (il broker stesso). I campi sono in sola lettura e vengono valorizzati automaticamente dal sistema.

Dati Fattura

Griglia riepilogativa delle fatture elettroniche contenute nel file importato. Per ogni riga è possibile avviare la contabilizzazione, visualizzare l'allegato PDF o stampare il file XML originale.