Aggiornamento Sinistri da Excel

Sommario

Descrizione generale

La funzione consente di effettuare l’aggiornamento massivo del portafoglio Sinistri utilizzando un foglio Excel contenete i dati dei sinistri da aggiornare.

Nell’esempio seguente, si procederà a modificare tutti i sinistri “aperti” di uno specifico Cliente impostando lo stato a “Chiuso - Amministrativamente”

Questa procedura potrà essere utilizzata per modificare anche qualsiasi altra informazione archiviata nel sinistro tra quelle abilitate come descritto successivamente.

I passaggi da effettuare sono i seguenti:

Per prima cosa, viene prodotto un foglio Excel con l’elenco dei sinistri da modificare.

Quindi si interviene sul foglio Excel per modificarne il contenuto in base alle modifiche richieste.

Infine si elabora il foglio Excel, importandolo nell’applicazione ed effettuando l’aggiornamento.

Preparazione del foglio Excel

Per la creazione del foglio Excel utilizzare la funzione di “Ricerca Sinistri” dal menu “Sinistri”.

Parzializzare in base all’opzione “Sinistri Aperti”, “Cliente” e premere il pulsante “Cerca”.

Appare la lista dei sinistri. Premere il pulsante Excel.

Aprire il foglio Excel ed apportare le modifiche volute alle celle.

In questo caso, si tratta di specificare lo Stato Sinistro a “CHIUSO – Amministrativamente”.

Attenzione: la descrizione del dato deve corrispondere esattamente a quella presente nelle tabelle di AWBNET. Solo così il programma potrà interpretare e validare il campo ed assegnarvi il corretto codice correlato.

Salvare il foglio e chiudere l’applicazione Excel prima di proseguire con i passi successivi.

A causa della tipologia di elaborazione, il numero massimo di righe che può contenere il foglio Excel è di 300. Nel caso fosse necessario aggiornare un numero di sinistri maggiore, occorre separare gli aggiornamenti su cartelle Excel distinte.

Nota tecnica: nelle tabelle di impostazioni è definito il parametro “Numero massimo di righe ammesse per Import Excel” (chiave “SIN_MAX_IMPORT_ROW”).

Importazione del foglio Excel

Aprire la funzione “Aggiornamento da Excel” dal menu “Sinistri”.

Premere il pulsante “Nuovo”.

Premere il pulsante “scegli file” per selezionare il foglio Excel precedentemente salvato e quindi il pulsante “Carica”.

Controllo e Aggiornamento

Al termine del caricamento, apre la griglia con i dati contenuti nel foglio Excel.

La prima colonna (XID) contiene il numero di riga originaria nel foglio di lavoro.

La corrispondenza tra le colonne ed i dati presenti nel sinistro è gestita attraverso il nome della colonna. Notare che le colonne abilitate all’aggiornamento sono quelle la cui intestazione è indicata in verde.

È possibile abilitare ulteriori le colonne utilizzando il bottone “Colonne Excel” che visualizza l’elenco dei campi aggiornabili e consente di specificare l’abbinamento alla relativa colonna Excel (vedi oltre).

Premere il pulsante “Controllo” per consentire la validazione dei dati presenti nel foglio Excel ed abilitare l’aggiornamento; se tutte le righe risultano valide viene reso disponibile il pulsante “Aggiornamento.”

Premendo il pulsante “Aggiornamento” si conferma l’operazione definitivamente; premendo il pulsante “Annulla” invece viene cancellata completamente l’operazione relativa a questo foglio Excel.

Al termine, viene confermato il completamento dell’aggiornamento.

Errori nel foglio Excel

Qualora vengano rilevati errori nei dati presenti nel foglio Excel, l’aggiornamento non è possibile. Occorre correggere il dato errato direttamente da Excel e procedere ad una nuova importazione. Ovviamente è anche possibile cancellare, sempre in Excel, la riga errata e ripetere l’importazione.

Utilizzando l’opzione relativa al “Controllo” è possibile alternare la visualizzazione tra tutte le righe, oppure solo quelle “valide” o solo quelle “errate”.

Per individuare il tipo di errore è sufficiente trascinare il mouse sopra l’icona dell’errore .

Apparirà il testo esplicativo della causa dell’anomalia.

Abbinamento Campi con Colonne Excel

Occorre tenere presente che la funzione utilizza la prima riga del foglio Excel (Intestazione) per identificare qual è il campo interessato all’aggiornamento. È quindi determinante compilare il foglio Excel con l’intestazione corretta.

Per individuare il numero di sinistro da aggiornare devono essere sempre presenti nel foglio Excel le colonne con le seguenti intestazioni:

Intestazione

Descrizione

Anno

Anno del sinistro

Numero:

Numero del Sinistro

NumCtp

Numero controparte, indicare 1 se l’aggiornamento si riferisce all’intero sinistro

Codice

Codice del cliente

L’elenco completo delle colonne disponibili per l’aggiornamento è il seguente.

RifCliente

RifCompagnia

Stato

Specialist

Riserva

Richiesto

Definito

Liquidato

Franchigia

Definizione

Liquidazione

LuogoEvento

IndirizzoEvento

CAPEvento

LocalitaEvento

ProvEvento

Note1

Note2

Note3

Scadenza

Azione

Inoltre, per i sinistri “RC Malpractice Medica” sono presenti anche le seguenti colonne:

Conseguenza

Stima Prudenziale

Best-Case Scenario

Worst-Case Scenario

Qualora il foglio Excel pervenga da altre applicazioni, ad esempio da una Compagnia, e quindi il nome delle colonne non necessariamente corrisponde a quello previsto, è possibile assegnare l’abbinamento selezionando il pulsante “Colonne Excel”

Appare la lista dei campi abilitati con il relativo abbinamento alla colonna Excel.

Se l’abbinamento è già attivo, allora l’intestazione appare in verde, altrimenti è possibile selezionare l’abbinamento da modificare e scegliere l’intestazione da sostituire.

Al termine confermare con il tasto “Aggiorna”

Conclusioni

L’attività di gestione delle pratiche dei sinistri viene normalmente effettuata utilizzando la funzione “Gestione Sinistri” che consente puntualmente di aggiornare la situazione, intervenendo sui singoli sinistri e modificando i diversi campi e integrando il documentale.

Quando però vi è l’esigenza di applicare una modifica massiva ad un certo numero di pratiche, ad esempio in base ad un foglio Excel pervenuto dalla Compagnia che riporta gli aggiornamenti delle Riserve, è sicuramente più efficiente ed affidabile applicare queste variazioni mediante un processo più automatico possibile, che richieda effettivamente un minore intervento manuale.

La funzione “Aggiornamento Sinistri Da Excel” è quindi una valida soluzione quando occorre operare una serie di aggiornamenti simili ad un gruppo di pratiche omogenee.

Importazione Sinistri da Excel

Sommario

Descrizione generale

La funzione consente di effettuare l’inserimento massivo del portafoglio Sinistri utilizzando un foglio Excel contenete i dati dei sinistri da inserire.

Pe l’attivazione di questa procedura occorre che il foglio Excel sia opportunamente preparato per consentire il corretto abbinamento tra i dati delle colonne Excel ed i campi previsti nella Gestione Sinistri.

I passaggi da effettuare sono i seguenti:

Per prima cosa, occorre modificare l’intestazione delle colonne con in nomi richiesti.

Quindi si interviene sul foglio Excel per modificare il contenuto delle colonne con valori “normalizzati” secondo le codifiche adottate da AWBNET.

Infine si elabora il foglio Excel, importandolo nell’applicazione ed effettuando l’inserimento.

Preparazione del foglio Excel

I campi previsti nel foglio Excel da sottoporre alla procedura di inserimento dei sinistri sono i seguenti:

Nome Colonna

Descrizione

Obbligatorio

Contenuto

Codice

Codice del Cliente

Si

Nome

Nome del Cliente

Si

DataEvento

Data del sinistro

Si

Tipo

Tipo del Sinistro

(tabella)

Controparte

Descrizione della Controparte

RifCliente

Riferimento del Cliente

AltroRif

Altro Riferimento (del Broker)

Si

RifCompagnia

Riferimento della Compagnia

Si

Stato

Stato del sinistro

(tabella)

Polizza

Numero di polizza

Ramo

Ramo della polizza

(tabella)

Gruppo

Gruppo del ramo

(tabella)

Specialist

Nome dell’operatore incaricato

(tabella)

Riserva

Importo della riserva

ProvEvento

Provincia Evento

Note

Note Descrittive

Nel caso non sia presente nel foglio Excel una colonna “Obbligatoria”, questa deve essere inserita e popolata con i valori opportuni.

Per le colonne il cui contenuto è di tipo “(tabella)”, i valori presenti nelle diverse righe devono essere presenti nelle corrispondenti tabelle di AWBNET, ovvero il dato deve corrispondere esattamente ad uno dei valori presenti nella tabella di AWBNET. Solo così il programma potrà interpretare e validare il campo ed assegnarvi il corretto codice correlato.

Ad esempio, specificare lo stato del sinistro, il valore da indicare deve essere esattamente uno di quelli previsti nella relativa tabella presente nella funzione di immissione.

Salvare e chiudere il foglio Excel prima di proseguire con l’importazione; l’eventuale lavoro che utilizza il foglio Excel da elaborare potrebbe inibire la corretta importazione.

A causa della tipologia di elaborazione, il numero massimo di righe che può contenere il foglio Excel è di 300. Nel caso fosse necessario aggiornare un numero di sinistri maggiore, occorre separare gli aggiornamenti su cartelle Excel distinte.

Nota tecnica: nelle tabelle di impostazioni è definito il parametro “Numero massimo di righe ammesse per Import Excel” (chiave “SIN_MAX_IMPORT_ROW”).

Importazione del foglio Excel

Aprire la funzione “Importazione da Excel” dal menu “Sinistri”.

Premere il pulsante “Nuovo”.

Premere il pulsante “scegli file” per selezionare il foglio Excel precedentemente salvato e quindi il pulsante “Carica”.

Controllo e Aggiornamento

Al termine del caricamento, apre la griglia con i dati contenuti nel foglio Excel.

La prima colonna (XID) contiene il numero di riga originaria nel foglio di lavoro.

La corrispondenza tra le colonne ed i dati presenti nel sinistro è gestita attraverso il nome della colonna. Notare che le colonne utilizzate per l’inserimento sono quelle la cui intestazione è indicata in verde. Le colonne con l’intestazione indicata in rosso saranno invece controllate per ricercare nelle tabelle di AWBNET il corrispondente codice assegnato al dato.

È possibile abilitare ulteriori le colonne utilizzando il bottone “Colonne Excel” che visualizza l’elenco dei campi aggiornabili e consente di specificare l’abbinamento alla relativa colonna Excel (vedi oltre).

Premere il pulsante “Controllo” per consentire la validazione dei dati presenti nel foglio Excel ed abilitare l’aggiornamento; se tutte le righe risultano valide viene reso disponibile il pulsante “Aggiornamento.”

Premendo il pulsante “Inserimento” si conferma l’operazione definitivamente; premendo il pulsante “Annulla” invece viene cancellata completamente l’operazione relativa a questo foglio Excel.

Al termine, viene confermato il completamento dell’aggiornamento con l’indicazione dei numeri di sinistro generati.

Errori nel foglio Excel

Qualora vengano rilevati errori nei dati presenti nel foglio Excel, l’inserimento non è possibile. Occorre correggere il dato errato direttamente da Excel e procedere ad una nuova importazione. Ovviamente è anche possibile cancellare, sempre in Excel, la riga errata e ripetere l’importazione.

Utilizzando l’opzione relativa al “Controllo” è possibile alternare la visualizzazione tra tutte le righe, oppure solo quelle “valide” o solo quelle “errate”.

Per individuare il tipo di errore è sufficiente trascinare il mouse sopra l’icona dell’errore .

Apparirà il testo esplicativo della causa dell’anomalia.

Abbinamento Campi con Colonne Excel

Occorre tenere presente che la funzione utilizza la prima riga del foglio Excel (Intestazione) per identificare qual è il campo interessato all’aggiornamento. È quindi determinante compilare il foglio Excel con l’intestazione corretta.

Qualora il foglio Excel pervenga da altre applicazioni, ad esempio da una Compagnia, e quindi il nome delle colonne non necessariamente corrisponde a quello previsto, è possibile assegnare l’abbinamento selezionando il pulsante “Colonne Excel”

Appare la lista dei campi abilitati con il relativo abbinamento alla colonna Excel.

Se l’abbinamento è già attivo, allora l’intestazione appare in verde, altrimenti è possibile selezionare l’abbinamento da modificare con il pulsante , scegliere l’intestazione da sostituire e confermare con il pulsante . In alternativa utilizzare il pulsante per annullare la modifica.

Al termine confermare con il tasto “Aggiorna”

Conclusioni

L’attività di inserimento delle pratiche dei sinistri viene normalmente effettuata utilizzando la funzione “Gestione Sinistri” che consente puntualmente di aggiornare la situazione, intervenendo sui singoli sinistri e modificando i diversi campi e integrando il documentale.

Quando però vi è l’esigenza di Inserire un elevato numero di sinistri, normalmente comunicati da un altro gestore tramite un foglio Excel, è sicuramente più efficiente ed affidabile effettuare questi inserimenti mediante un processo più automatico possibile, che richieda effettivamente un minore intervento manuale, e poi eventualmente successivamente completare la pratica al primo utilizzo, integrando le altre informazioni disponibili.