Aggiornamento Compagnie da EXCEL

Aggiornamento Compagnie da EXCEL

Aggiornamento Compagnie da Excel

Sommario

Descrizione generale

La funzione consente di effettuare l’aggiornamento massivo dell’anagrafica delle Compagnie utilizzando un foglio Excel contenete i dati degli elementi da aggiornare.

Nell’esempio seguente, si procederà a modificare un certo numero di Compagnie specificando l’indirizzo della PEC ed il gruppo statistico di appartenenza.

Questa procedura potrà essere utilizzata per modificare anche qualsiasi altra informazione archiviata nell’anagrafica tra quelle abilitate come descritto successivamente.

I passaggi da effettuare sono i seguenti:

Per prima cosa, viene prodotto un foglio Excel con l’elenco delle anagrafiche da modificare.

Quindi si interviene sul foglio Excel per modificarne il contenuto in base alle modifiche richieste.

Infine si elabora il foglio Excel, importandolo nell’applicazione ed effettuando l’aggiornamento.

Preparazione del foglio Excel

Per la creazione del foglio Excel utilizzare la funzione “Compagnie” dal menu “Archivi”.

Parzializzare in base all’opzione “Nome” e premere il pulsante “Cerca”.

Appare la lista delle Compagnie. Premere il pulsante Excel.

Aprire il foglio Excel ed apportare le modifiche volute alle celle; in questo caso, si tratta di compilare l’indirizzo PEC e la descrizione presente in tabella del “gruppo di appartenenza”

Attenzione: la descrizione del dato deve corrispondere esattamente a quella presente nelle tabelle di AWBNET. Solo così il programma potrà interpretare e validare il campo ed assegnarvi il corretto codice correlato.

Salvare il foglio e chiudere l’applicazione Excel prima di proseguire con i passi successivi.

A causa della tipologia di elaborazione, il numero massimo di righe che può contenere il foglio Excel è di 300. Nel caso fosse necessario aggiornare un numero di elementi maggiore, occorre separare gli aggiornamenti su cartelle Excel distinte.

Nota tecnica: nelle tabelle di impostazioni è definito il parametro “Numero massimo di righe ammesse per Import Excel” (chiave “COMP_MAX_UPDATE_ROW”).

Importazione del foglio Excel

Aprire la funzione “Update Compagnie da Excel” dal menu “Archivi”.

Premere il pulsante “Nuovo”.

Premere il pulsante “scegli file” per selezionare il foglio Excel precedentemente salvato e quindi il pulsante “Carica”.

Controllo e Aggiornamento

Al termine del caricamento, apre la griglia con i dati contenuti nel foglio Excel.

La prima colonna (XID) contiene il numero di riga originaria nel foglio di lavoro.

La corrispondenza tra le colonne ed i dati presenti nell’anagrafica è gestita attraverso il nome della colonna. Notare che le colonne abilitate all’aggiornamento sono quelle la cui intestazione è indicata in verde.

È possibile abilitare ulteriori le colonne utilizzando il bottone “Colonne Excel” che visualizza l’elenco dei campi aggiornabili e consente di specificare l’abbinamento alla relativa colonna Excel (vedi oltre).

Premere il pulsante “Controllo” per consentire la validazione dei dati presenti nel foglio Excel ed abilitare l’aggiornamento; se tutte le righe risultano valide viene reso disponibile il pulsante “Aggiornamento.”

Premendo il pulsante “Aggiornamento” si conferma l’operazione definitivamente; premendo il pulsante “Annulla” invece viene cancellata completamente l’operazione relativa a questo foglio Excel.

Al termine, viene confermato il completamento dell’aggiornamento visualizzando l’elenco dei flussi di aggiornamento effettuati.

Errori nel foglio Excel

Qualora vengano rilevati errori nei dati presenti nel foglio Excel, l’aggiornamento non è possibile. Occorre correggere il dato errato direttamente da Excel e procedere ad una nuova importazione. Ovviamente è anche possibile cancellare, sempre in Excel, la riga errata e ripetere l’importazione.

Utilizzando l’opzione relativa al “Controllo” è possibile alternare la visualizzazione tra tutte le righe, oppure solo quelle “valide” o solo quelle “errate”.

Per individuare il tipo di errore è sufficiente trascinare il mouse sopra l’icona dell’errore .

Apparirà il testo esplicativo della causa dell’anomalia.

Abbinamento Campi con Colonne Excel

Occorre tenere presente che la funzione utilizza la prima riga del foglio Excel (Intestazione) per identificare qual è il campo interessato all’aggiornamento. È quindi determinante compilare il foglio Excel con l’intestazione corretta.

Per individuare l’anagrafica Compagnia da aggiornare deve essere sempre presente nel foglio Excel la colonna Codice contenete il codice della compagnia da aggiornare.

L’elenco completo dei campi disponibili è il seguente.

Intestazione

Codice

Nome

Nome_segue

Indirizzo

Cap

Comune

Prov

Tel

Fax

CF

PIva

Stato

GruppoCompagnia

GruppoStatistico

Mail

Pec

MailEC

MailAvvisi

Qualora il foglio Excel pervenga da altre applicazioni, e quindi il nome delle colonne non necessariamente corrisponde a quello previsto, è possibile assegnare l’abbinamento selezionando il pulsante “Colonne Excel”

Appare la lista dei campi abilitati con il relativo abbinamento alla colonna Excel.

Se l’abbinamento è già attivo, allora l’intestazione appare in verde, altrimenti è possibile selezionare l’abbinamento da modificare e scegliere l’intestazione da sostituire.

Al termine confermare con il tasto “Aggiorna”

Conclusioni

L’attività di manutenzione dell’anagrafica Compagnie viene normalmente effettuata utilizzando la funzione “Compagnie” dal menu “Archivi” che consente l’aggiornamento di tutti i campi anagrafici, gli accordi provvigionali e l’accesso al documentale.

Quando però vi è l’esigenza di applicare una modifica massiva ad un certo numero di anagrafiche, ad esempio per una riclassificazione dei codici statistici assegnati, è sicuramente più efficiente ed affidabile applicare queste variazioni mediante un processo più automatico possibile, che richieda effettivamente un minore intervento manuale.

La funzione “Aggiornamento Compagnie Da Excel” è quindi una valida soluzione quando occorre operare una serie di aggiornamenti simili ad un gruppo di elementi omogenei.