Importazione Quietanze

Importazione Quietanze

Sommario

Descrizione generale

Alla scadenza dell’annualità del contratto vengono eseguite diverse attività preliminari per la conferma ed emissione del titolo di rinnovo.

In particolare occorre verificare che il nuovo premio emesso dalla compagnia sia coerente con le aspettative del contraente e che sia in linea con i tassi di mercato, e comunque per procedere con la generazione del titolo occorre verificare che gli importi dei premi e delle provvigioni indicati dalla Compagnia corrispondano con quelli memorizzati in AWBNET ed eventualmente operare le opportune registrazioni per recepire le variazioni.

Anche nell’emissione delle rate di frazionamento potrebbero presentarsi delle differenze tra i premi richiesti dalla Compagnia e i valori memorizzati nei campi “Prossima Quietanza”. In questo senso, l’attività di verifica ed aggiornamento del quietanzamento è necessaria anche per la lavorazione delle rate intermedie.

Scopo di questa procedura è di automatizzare, laddove possibile, le attività di controllo e aggiornamento dei premi in modo da migliorare l’efficienza e l’accuratezza nell’esecuzione del quietanzamento.

La procedura ha inizio con la ricezione periodica da parte del sistema del flusso dei dati delle quietanze che la Agenzia predispone mano a mano che queste ultime le pervengono dalle diverse Compagnie.

I flussi ricevuti vengono validati e, per ciascun titolo, viene ricercato l’abbinamento al corrispondente titoli in scadenza in AWBNET; vengono eseguiti i calcoli relativi alle imposte e alle provvigioni e infine assegnato ad ogni record lo “Stato” di lavorabilità in funzione delle corrispondenze rilevate.

I valori dello “Stato” che non consentono la lavorazione sono:

Non in AWB – Non è stato possibile procedere al calcolo in quanto non vi sono contratti con le caratteristiche per essere elaborati.

Nessuna Garanzia – i dati inviati non presentano il dettaglio necessario alla elaborazione.

Nuova Emissione – Si tratta di nuovo contratto e quindi non è elaborabile da questa funzione.

Per i seguenti valori dello “Stato” la lavorazione è possibile:

Calcolato - si tratta di una quietanza pronta per la lavorazione

Garanzia Mancante – non si è potuto procedere al calcolo in quanto non è stato ancora assegnata la corrispondenza tra il codice garanzia indicato nel record ed i corrispondenti campi di AWBNET. Effettuata l’assegnazione il record può essere elaborato.

I record “lavorati” assumono i seguenti stati in funzione dell’avanzamento.

Aggiornato – il record ha già prodotto l’aggiornamento dei premi di prossima quietanza in AWBNET ma il titolo non è stato ancora generato.

Confermato – il processo per questo titolo è concluso in quanto il titolo è stato già generato.

Tutti i record presenti nel flusso vengono messi a disposizione degli utenti per l’esecuzione dei controlli e l’esecuzione del quietanzamento con la generazione del titolo.

Visualizzazione dei flussi pervenuti dall’Agenzia

Per visualizzare i flussi pervenuti dall’Agenzia richiamare la funzione “Quietanze”, dal menù “Portafoglio”, “Importazioni”.

Appare la maschera in cui sono evidenziati tutti i flussi ancora da lavorare.

Nella sezione “Parametri” è possibile selezionare la visualizzazione anche dei flussi già lavorati.

In corrispondenza di ciascun flusso è disponibile il pulsante per eliminare un flusso non ancora lavorato (funzione riservata agli utenti “Full”) ed il pulsante per visualizzare il dettaglio dei movimenti ed eseguire le operazioni di controllo e aggiornamento.

Elenco quietanze del singolo file

Avendo selezionato l’opzione relativa al dettaglio di un singolo file appare la relativa maschera di gestione.

Nel pannello in alto sono disponibili i filtri per parzializzare la visualizzazione dell’elenco con le quietanze volute. I filtri disponibili sono:

Quietanze Elaborate, Ancora da Elaborare, Tutte.

Data di effetto Dal - Al

Stato per la visualizzazione dei titoli con il relativo “Stato”.

Nominativo per la visualizzazione delle quietanze di uno specifico Contraente.

Solo i record relativi a contratti assegnati all’Account Executive selezionato.

Solo i record relativi a contratti assegnati allo Specialist selezionato.

In corrispondenza di ciascun record sono abilitati i pulsanti specifici in funzione dello “Stato”:

consente la lavorazione del record e la conferma della quietanza.

disattiva il record dalla lavorazione e lo traferisce tra quelli “Elaborati”

visualizza il record non idoneo alla lavorazione

riattiva il record precedentemente disattivato

Conferma e aggiornamento

Selezionando il pulsante viene visualizzato il pannello per la gestione del singolo titolo.

Nella porzione sinistra di ciascuna area, evidenziata in azzurro, vengono visualizzati i dati relativi alla quietanza presenti in AWBNET, mentre nella porzione destra, evidenziata in giallo, sono presenti i dati riportati nel titolo fornito dalla Agenzia.

La pressione del tasto “RICALCOLA” esegue il conteggio dei premi imponibili, tasse e provvigioni in base alla classificazione delle garanzie associate al titolo.

Il tasto “AGGIORNA” agisce sui campi di “prossima quietanza” di AWBNET adeguandoli ai valori indicati dalla colonna “DATI AGENZIA”.

Poiché il sistema ha ricalcolato le provvigioni secondo lo schema previsto dagli accordi provvigionali presenti nella “Anagrafica Compagnia”, qualora il riconteggio determini un valore delle provvigioni diverso da quello comunicato dalla Agenzia viene emesso un messaggio di avvertimento.

L’aggiornamento dei valori può essere “forzato”, specificando direttamente nella colonna “Dati Agenzia” il valore da riportare nel corrispondente campo di “prossima quietanza” in AWBNET

Il tasto “CONFERMA”, abilitato solo dopo l’esecuzione della funzione “AGGIORNA” genera il titolo esattamente come avverrebbe nella generazione del titolo prevista dalla funzione “Gestione Polizze”, “Rinnovi”

Attualmente nel flusso fornito dall’Agenzia non sono presenti i valori di “Classe B/M” e “Valore Assicurato”. Pertanto in presenza di variazioni, occorre modificare il dato direttamente in AWBNET.

Garanzie non abbinate.

Nella fase di importazione o nella fase di ricalcolo vengono analizzate le garanzie associate al titolo ricevuto dall’Agenzia per determinare la tipologia di premio in modo da procedere alla corretta valorizzazione delle imposte e delle provvigioni.

Questa procedura si avvale di una tabella di transcodifica che per ciascuna Compagnia associa il codice garanzia indicato con il corrispondente campo di AWBNET

Poiché la codifica delle garanzie è specifica di ciascuna Compagnia e può variare nel tempo, potrebbe accadere che questa elaborazione non si completi in quanto non è disponibile una specifica transcodifica.

In questo caso il titolo riceve lo stato “Garanzia mancante” e per poter proseguire occorre definire l’abbinamento.

Con la selezione del pulsante viene consentito di editare la voce e specificare il corretto abbinamento.

Premendo il tasto viene confermato l’abbinamento di quel codice garanzia per la specifica Compagnia con il corrispondente campo di AWBNET.

Occorre confermare la nuova relazione che si applicherà a tutti i titoli con stato “Garanzia Mancante” considerando che verrà utilizzata anche per le importazioni future.

Al completamento il titolo riceve lo stato di “CALCOLATO”

Conclusioni

La procedura di “Import Movimenti Quietanze” rende il processo di quietanzamento più veloce, efficiente e controllato.

Le eventuali differenze rilevate nella funzione di controllo consentono di verificare e sistemare eventuali errori o anomalie presenti nella codifica degli “Accordi provvigionali” o evidenziare differenze applicate dall’Agenzia rispetto ai mandati sottoscritti.