Importazione Quietanze

Importazione Quietanze

Sommario

Descrizione generale

Alla scadenza dell’annualità del contratto vengono eseguite diverse attività preliminari per la conferma ed emissione del titolo di rinnovo.

In particolare occorre verificare che il nuovo premio emesso dalla compagnia sia coerente con le aspettative del contraente e che sia in linea con i tassi di mercato, e comunque per procedere con la generazione del titolo occorre verificare che gli importi dei premi e delle provvigioni indicati dalla Compagnia corrispondano con quelli memorizzati in AWBNET ed eventualmente operare le opportune registrazioni per recepire le variazioni.

Anche nell’emissione delle rate di frazionamento potrebbero presentarsi delle differenze tra i premi richiesti dalla Compagnia e i valori memorizzati nei campi “Prossima Quietanza”. In questo senso, l’attività di verifica ed aggiornamento del quietanzamento è necessaria anche per la lavorazione delle rate intermedie.

Scopo di questa procedura è di automatizzare, laddove possibile, le attività di controllo e aggiornamento dei premi in modo da migliorare l’efficienza e l’accuratezza nell’esecuzione del quietanzamento.

La procedura ha inizio con la ricezione periodica da parte del sistema del flusso dei dati delle quietanze che la Agenzia predispone mano a mano che queste ultime le pervengono dalle diverse Compagnie.

I flussi ricevuti vengono validati e, per ciascun titolo, viene ricercato l’abbinamento al corrispondente titoli in scadenza in AWBNET; vengono eseguiti i calcoli relativi alle imposte e alle provvigioni e infine assegnato ad ogni record lo “Stato” di lavorabilità in funzione delle corrispondenze rilevate.

I valori dello “Stato” che non consentono la lavorazione sono:

Non in AWB – Non è stato possibile procedere al calcolo in quanto non vi sono contratti con le caratteristiche per essere elaborati.

Nessuna Garanzia – i dati inviati non presentano il dettaglio necessario alla elaborazione.

Nuova Emissione – Si tratta di nuovo contratto e quindi non è elaborabile da questa funzione.

Per i seguenti valori dello “Stato” la lavorazione è possibile:

Calcolato - si tratta di una quietanza pronta per la lavorazione

Garanzia Mancante – non si è potuto procedere al calcolo in quanto non è stato ancora assegnata la corrispondenza tra il codice garanzia indicato nel record ed i corrispondenti campi di AWBNET. Effettuata l’assegnazione il record può essere elaborato.

I record “lavorati” assumono i seguenti stati in funzione dell’avanzamento.

Aggiornato – il record ha già prodotto l’aggiornamento dei premi di prossima quietanza in AWBNET ma il titolo non è stato ancora generato.

Confermato – il processo per questo titolo è concluso in quanto il titolo è stato già generato.

Tutti i record presenti nel flusso vengono messi a disposizione degli utenti per l’esecuzione dei controlli e l’esecuzione del quietanzamento con la generazione del titolo.

Visualizzazione dei flussi pervenuti dall’Agenzia

Per visualizzare i flussi pervenuti dall’Agenzia richiamare la funzione “Quietanze”, dal menù “Portafoglio”, “Importazioni”.

Appare la maschera in cui sono evidenziati tutti i flussi ancora da lavorare.

Nella sezione “Parametri” è possibile selezionare la visualizzazione anche dei flussi già lavorati.

In corrispondenza di ciascun flusso è disponibile il pulsante per eliminare un flusso non ancora lavorato (funzione riservata agli utenti “Full”) ed il pulsante per visualizzare il dettaglio dei movimenti ed eseguire le operazioni di controllo e aggiornamento.

Elenco quietanze del singolo file

Avendo selezionato l’opzione relativa al dettaglio di un singolo file appare la relativa maschera di gestione.

Nel pannello in alto sono disponibili i filtri per parzializzare la visualizzazione dell’elenco con le quietanze volute. I filtri disponibili sono:

Quietanze Elaborate, Ancora da Elaborare, Tutte.

Data di effetto Dal - Al

Stato per la visualizzazione dei titoli con il relativo “Stato”.

Nominativo per la visualizzazione delle quietanze di uno specifico Contraente.

Solo i record relativi a contratti assegnati all’Account Executive selezionato.

Solo i record relativi a contratti assegnati allo Specialist selezionato.

In corrispondenza di ciascun record sono abilitati i pulsanti specifici in funzione dello “Stato”:

consente la lavorazione del record e la conferma della quietanza.

disattiva il record dalla lavorazione e lo traferisce tra quelli “Elaborati”

visualizza il record non idoneo alla lavorazione

riattiva il record precedentemente disattivato

Conferma e aggiornamento

Selezionando il pulsante viene visualizzato il pannello per la gestione del singolo titolo.

Nella porzione sinistra di ciascuna area, evidenziata in azzurro, vengono visualizzati i dati relativi alla quietanza presenti in AWBNET, mentre nella porzione destra, evidenziata in giallo, sono presenti i dati riportati nel titolo fornito dalla Agenzia.

La pressione del tasto “RICALCOLA” esegue il conteggio dei premi imponibili, tasse e provvigioni in base alla classificazione delle garanzie associate al titolo.

Il tasto “AGGIORNA” agisce sui campi di “prossima quietanza” di AWBNET adeguandoli ai valori indicati dalla colonna “DATI AGENZIA”.

Poiché il sistema ha ricalcolato le provvigioni secondo lo schema previsto dagli accordi provvigionali presenti nella “Anagrafica Compagnia”, qualora il riconteggio determini un valore delle provvigioni diverso da quello comunicato dalla Agenzia viene emesso un messaggio di avvertimento.

L’aggiornamento dei valori può essere “forzato”, specificando direttamente nella colonna “Dati Agenzia” il valore da riportare nel corrispondente campo di “prossima quietanza” in AWBNET

Il tasto “CONFERMA”, abilitato solo dopo l’esecuzione della funzione “AGGIORNA” genera il titolo esattamente come avverrebbe nella generazione del titolo prevista dalla funzione “Gestione Polizze”, “Rinnovi”

Attualmente nel flusso fornito dall’Agenzia non sono presenti i valori di “Classe B/M” e “Valore Assicurato”. Pertanto in presenza di variazioni, occorre modificare il dato direttamente in AWBNET.

Garanzie non abbinate.

Nella fase di importazione o nella fase di ricalcolo vengono analizzate le garanzie associate al titolo ricevuto dall’Agenzia per determinare la tipologia di premio in modo da procedere alla corretta valorizzazione delle imposte e delle provvigioni.

Questa procedura si avvale di una tabella di transcodifica che per ciascuna Compagnia associa il codice garanzia indicato con il corrispondente campo di AWBNET

Poiché la codifica delle garanzie è specifica di ciascuna Compagnia e può variare nel tempo, potrebbe accadere che questa elaborazione non si completi in quanto non è disponibile una specifica transcodifica.

In questo caso il titolo riceve lo stato “Garanzia mancante” e per poter proseguire occorre definire l’abbinamento.

Con la selezione del pulsante viene consentito di editare la voce e specificare il corretto abbinamento.

Premendo il tasto viene confermato l’abbinamento di quel codice garanzia per la specifica Compagnia con il corrispondente campo di AWBNET.

Occorre confermare la nuova relazione che si applicherà a tutti i titoli con stato “Garanzia Mancante” considerando che verrà utilizzata anche per le importazioni future.

Al completamento il titolo riceve lo stato di “CALCOLATO”

Conclusioni

La procedura di “Import Movimenti Quietanze” rende il processo di quietanzamento più veloce, efficiente e controllato.

Le eventuali differenze rilevate nella funzione di controllo consentono di verificare e sistemare eventuali errori o anomalie presenti nella codifica degli “Accordi provvigionali” o evidenziare differenze applicate dall’Agenzia rispetto ai mandati sottoscritti.

Importazione movimenti Banca

Sommario

Descrizione generale

La funzione consente di effettuare la registrazione delle primenote contabili utilizzando direttamente un foglio Excel contenete i movimenti bancari.

Attraverso le funzioni di Home Banking, tutti gli istituti consentono di poter “scaricare” i dati relativi alle operazioni effettuate in un determinato periodo.

Il formato dei dati forniti varia tra i diversi portali utilizzati dalle Banche, ma comunque la funzione è in grado ricercare le colonne significative ed interpretare i relativi dati.

Le primenote generate sono comunque analoghe a quelle registrate manualmente e quindi è sempre possibile poi eventualmente intervenire tramite la normale funzione di “Gestione Primanota”.

Questa procedura potrà essere utilizzata anche per registrare il prospetto movimenti delle Carte di Credito disponibile nel sito del Gestore.

Per l’importazione. i passaggi da effettuare sono i seguenti:

Per prima cosa, viene prodotto il foglio Excel contenente i movimenti da importare.

Quindi si interviene sul foglio Excel per modificarne il contenuto e renderlo adeguato all’importazione.

Successivamente si effettua il controllo e il trasferimento dei dati nel “database” dell’applicazione.

Infine si elaborano i dati e si generano le primenote singolarmente o massivamente.

Estrazione dei dati dal portale della Banca

Come già detto, le modalità operative sono diverse per ciascuna Banca, ma anche se il dettaglio delle attività può differire, è tuttavia possibile individuare la sequenza tipica delle operazioni da effettuare.

Dal programma di “Remote Banking” impostare i parametri di estrazione e specificare il formato “testo” o “Excel”. Attenzione, il formato “Flussi CBI” è differente e non può essere utilizzato.

Aprire il file Excel ed assicurarsi che la prima riga contenga le intestazioni delle colonne. Se non fossero presenti, aggiungerle.

Se fossero presenti delle celle sopra la riga delle intestazioni delle colonne, queste devono essere cancellate. La riga 1 deve contenere le intestazioni ed i movimenti devono essere riportati a partire dalla riga 2.

È possibile apportare le modifiche desiderate ai dati, ad esempio correggere le descrizioni dei movimenti, riportando solo gli elementi necessari ed eliminando i riferimenti che la banca inserisce per la propria gestione.

Salvare il foglio selezionando il formato Excel

Importazione del foglio Excel

Aprire la funzione “Import Movimenti Banca” dalla voce “Primanota” del menù di “Cont.Generale”.

Appare la maschera contente gli estremi di tutte le importazioni già effettuate.

Premere il pulsante “Nuovo” per importare un nuovo file movimenti.

Selezionare dal menu a discesa, la banca interessata dalla primanota. I conti visualizzati sono quelli per cui nel piano dei conti è specificata la “gestione tesoreria”

Premere quindi il pulsante “scegli file” per selezionare il foglio Excel precedentemente salvato e quindi il pulsante “Carica”.

Vengono visualizzati i dati del foglio Excel, limitatamente alle colonne abbinate.

Abbinamento colonne Excel ai campi della funzione

Il pulsante “Colonne Excel” consente di specificare l’abbinamento tra le intestazioni delle colonne del foglio Excel ed i nomi dei campi utilizzati dall’applicazione.

Questi sono quelli indicati nella seguente tabella, che riporta anche il significato ed eventuali sinonimi, ovvero nomi di colonne che vengono automaticamente ricondotte a quel campo.

Nome Campo

Significato

Sinonimi

Contabile

È la data del movimento bancario e sarà la data della registrazione di primanota.

Data, data contabile, movimento, data movimento.

Descrizione

È la descrizione del movimento. Verrà utilizzata limitatamente a 70 caratteri quale descrizione della primanota.

Causale, descrizione movimento, descrizione aggiuntiva, Insegna

Importo

È l’importo, con segno, del movimento. Gli importi positivi si intendono come accrediti, quelli negativi come addebiti.

Dare (negativi), Avere (positivi)

Qualora vi fossero colonne non identificate, premendo il pulsante “Colonne Excel” apparirà il pannello mediante il quale è possibile associare le colonne ai campi.

Premere Aggiorna, per eseguire l’aggiornamento dell’abbinamento.

Controllo dei movimenti.

Prima di procedere all’importazione dei movimenti è necessario eseguire la validazione dei dati presenti nel foglio Excel mediante il pulsante “Controllo”

Se l’esito del controllo rileva la presenza di errori, non è possibile proseguire con l’importazione ed occorre correggere direttamente il foglio Excel e rieseguire l’upload.

Mediante il filtro è possibile visualizzare soltanto le righe errate ed evidenziare la natura dell’errore posizionando il mouse sul simbolo .

Se viceversa non sono presenti errori, viene abilitato il pulsante “Importazione”

Elaborazione dei movimenti importati.

Al termine dell’importazione viene visualizzato il pannello iniziale, contenete l’elenco dei file importati.

Per ciascun file è possibile selezionare il pulsante per visualizzare il dettaglio dei movimenti e procedere alla generazione della primanota.

È disponibile anche il pulsante per eliminare le importazioni che non siano state ancora mai lavorate e quindi non hanno generato nessuna primanota.

Se l’importazione invece è stata completamente lavorata e i movimenti sono stati tutti analizzati, allora è disponibile il pulsante che consente la sola visualizzazione.

Importazione dei singoli movimenti

Selezionando uno specifico movimento mediante il pulsante viene visualizzato il pannello per la registrazione della primanota.

Al primo inserimento occorre specificare la causale della registrazione, successivamente verrà riproposta la medesima causale con possibilità di modifica;

Quindi occorre specificare il numero di conto di contropartita. Tramite la ricerca testuale è possibile visualizzare l’elenco dei conti e scegliere quello opportuno.

Se per il conto selezionato è prevista la gestione del partitario, vengono richiesti i relativi riferimenti.

Se per il conto selezionato è prevista la “Contabilità analitica” è necessario specificare il “centro di Costo”, indicandone il relativo codice o attivando la ricerca testuale.

La descrizione si può modificare, rispetto a quella indicata dalla banca, limitandone la lunghezza a 70 caratteri.

Infine, mediante il tasto di conferma viene registrata la primanota.

La lista dei movimenti si aggiorna con gli estremi della primanota creata indicati nell’ultima colonna della lista.

È possibile accedere e modificare la primanota richiamando il programma di “Gestione” cliccando sul numero assegnato.

Escludere movimenti dall’importazione

Qualora all’interno del flusso pervenuto dalla banca vi siano delle operazioni che non necessitano di essere contabilizzate, per esempio perché si tratta di disposizioni prodotte direttamente da AWBNET (bonifico fornitori, E/C Compagnie, etc.), allora è possibile disabilitarne la contabilizzazione utilizzando i pulsanti specifici.

Il bottone determina la disabilitazione della generazione della primanota per il movimento.

Il bottone consente di abilitare un movimento precedentemente disabilitato.

Importazione di tutti movimenti

Nel caso in cui il conto corrente bancario è un conto “dedicato” ad una specifica gestione, è possibile generare con un unico passaggio la primanota per tutti i movimenti utilizzando il pulsante “Contabilizza tutti”.

In questo caso verranno generate le primenote per tutti i movimenti abilitati utilizzando un’unica causale ed un unico conto di contropartita e impostando la descrizione con i primi 70 caratteri della descrizione del movimento.

La scelta della causale, del conto di contropartita e dell’eventuale “Riferimento” e “Centro di costo” viene effettuata con le stesse modalità della contabilizzazione singola.

Dalla contabilizzazione massiva sono esclusi i movimenti “inibiti” e ovviamente quelli già contabilizzati.

Conclusioni

La procedura di “Import Movimenti Banca” rende l’inserimento della primanota più veloce, efficiente e controllata.

I movimenti prelevati dal portale della Banca vengono travasati nel sistema contabile con pochi passaggi e con un minimo intervento manuale.

Il tracciato è adeguato anche alla generazione delle primenote relative alla Carta di Credito, e la funzione descritta può essere adoperata anche per altri tipi di registrazioni contabili, per le quali è disponibile una lista di operazioni trasformabili in foglio Excel.