Privacy

Consenso al trattamento dei dati

Privacy

Consenso al trattamento dei dati

Privacy – Consenso al trattamento dei dati

Sommario

Descrizione generale

L’art. 4, par. 7, del GDPR stabilisce che il Titolare del trattamento è «la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali». Quando due o più titolari determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento, l’art. 26 impone loro di definire specificamente – con accordo interno a disposizione degli interessati nel suo contenuto essenziale – le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi, all’esercizio dei diritti dell’interessato e all’informativa.

In senso più specifico, le imprese assicurative e gli intermediari determinano congiuntamente finalità e mezzi del trattamento dei dati personali dei propri clienti, stabilendo le rispettive responsabilità ed i compiti sull’osservanza degli obblighi derivanti dal GDPR. In particolare, tali accordi si riferiscono ai diritti dell’interessato e agli obblighi di fornire le informazioni previste al momento della raccolta dei dati.

Scopo della funzione “Consenso Privacy” è di monitorare lo stato di acquisizione del consenso al trattamento dei Clienti da parte dello Specialist e fornire uno strumento rapido ed efficace di contatto al Cliente perché esso stesso possa in autonomia comunicare il consenso che intende concedere.

Questa comunicazione avviene inviando al cliente una mail “personalizzata” con un link a cui il cliente può accedere comunicando il proprio codice fiscale.

Nella pagina richiamata dal link il cliente potrà visualizzare l’informativa ed esercitare le opzioni relative al consenso al trattamento dei dati.

Inoltre nella pagina riservata, il Cliente avrà la possibilità di comunicare eventuali modifiche alla residenza ed al suo indirizzo di posta elettronica.

Tutte le modifiche effettuate dal Cliente sono storicizzate e lo Specialist sarà informato attraverso una mail automatica inviata dal sistema.

Accesso alla funzione

L’accesso alla funzione avviene dal menu principale, selezionando l’opzione “Utility” e quindi la voce “Consenso Privacy”

Elenco Clienti

Viene visualizzato l’elenco dei clienti “Persone Fisiche”, oggetto della procedura, filtrati in base ai parametri di ricerca.

Parametri di ricerca

L’elenco viene parzializzato in base ai parametri di estrazione specificati.

I parametri disponibili sono:

Cliente: Visualizzare uno specifico cliente, indicandone il codice.

A/E:Includere solo i clienti appartenenti ad una specifica Unit.

Privacy indicata:Includere i clienti in base all’avvenuta indicazione del consenso al trattamento.

Includere inviati prima del:Includere i clienti per i quali non è stata inviata la comunicazione da una certa data.

Specialist:Includere solo i clienti assegnati ad un determinato Specialist.

Attivi:Includere i clienti in baso allo stato (Attivo o Inattivo)

Con Indirizzo Mail:Includere solo i clienti per i quali è stato specificato l’indirizzo di posta elettronica.

Comunicazione:Specificare il tipo di comunicazione tra quelle disponibili nel menu a discesa.

Il pulsante Cerca aggiorna la lista in base ai parametri.

Elenco dei clienti

In base ai parametri specificati vengono mostrati i clienti corrispondenti.

La selezione del pulsante in prossimità di ciascun cliente consente l’accesso diretto alla gestione della scheda anagrafica del cliente in cui è possibile specificare le opzioni relative al consenso accordato.

La selezione del pulsante in prossimità di ciascun cliente consente la predisposizione e invio della mail al cliente contenente il link di accesso alla pagina in cui il cliente potrà esprimere in autonomia il consenso.

La selezione del pulsante in prossimità di ciascun cliente consente la selezione del Cliente per l’invio massivo della mail a tutti i clienti selezionati.

Attenzione: dopo aver selezionato i clienti (appare il simbolo ) per procedere all’invio occorre selezionare il pulsante Invia (tutti) .prima di cambiare eventualmente pagina.

Invio della mail

Alla pressione del pulsante in prossimità di ciascun cliente viene visualizzata la mail da inviare al cliente.

È possibile specificare un diverso indirizzo di posta elettronica, un eventuale indirizzo di inoltro “CC” e le opzioni di ricezione e conferma di lettura.

Se l’utente è abilitato è disponibile anche l’opzione “PEC” per l’invio del messaggio a mezzo posta elettronica certificata.

Per confermare l’invio selezionare il pulsante Invia .altrimenti il pulsante Annulla .

Il messaggio di posta elettronica inviato viene archiviato nell’archivio documentale del cliente.

Scheda Anagrafica del Cliente

Alla pressione del pulsante in prossimità di ciascun cliente si accede alla gestione della scheda anagrafica del cliente in cui è possibile specificare le opzioni relative al consenso accordato.

Questa procedura va attivata qualora il cliente non abbia avuto accesso alla pagina a lui dedicata e la comunicazione è pervenuta in forma diversa. In questo caso oltre a registrare le opzioni scelte, occorre anche digitalizzare ed archiviare il relativo documento sottoscritto dal cliente.

Sezione Privacy

Per accedere alle opzioni occorre selezionare l’opzione “Evaso” che indica che per questa anagrafica il dato è stato acquisito.

Le opzioni indicano:

Informativa:il cliente dichiara di aver preso visione dell’informativa. (Obbligatorio)

Particolari:Il cliente ha concesso il consenso al trattamento di dati particolari (ad es. relativi alla salute) - già acquisiti o che saranno acquisiti dalla società e/o da società terze - necessari all’esecuzione delle attività funzionali, connesse o collegate allo svolgimento delrapporto e ad adempimenti di obblighi di legge. (Obbligatorio)

Profilazione: in caso di mancato consenso sarà possibile eseguire i contratti ma non sarà possibile (nemmeno da parte di società terze incaricate) inviare al cliente posta, posta elettronica, messaggi di testo mediante le principali applicazioni di messaggistica e/o effettuare telefonate per proporre offerte e servizi personalizzati e adatti alle esigenze del cliente (Facoltativo)

Pubblicitari: in caso di mancato consenso sarà possibile eseguire i contratti ma non sarà possibile (nemmeno da parte di società terze incaricate) inviare al cliente comunicazioni via posta, posta elettronica, messaggi di testo mediante le principali applicazioni di messaggistica etc. e/o effettuare telefonate, contenenti informazioni/documenti su tariffe e/o offerte praticate su prodotti e/o servizi (Facoltativo)

Soddisfazione: in caso di mancato consenso sarà possibile eseguire i contratti ma non sarà possibile (nemmeno da parte di società terze incaricate) effettuare rilevazioni inerenti alla qualità del servizio offerto, sondaggi e indagini di mercato inerenti ai servizi e i prodotti offerti; (Facoltativo)

Invio documenti contrattuali

Solo cartaceoper ragioni di compatibilità con l’operatività aziendale è implicito che i clienti accettino la ricezione di documenti e comunicazioni relative al rapporto contrattuale e relative comunicazioni in formato elettronico. Resta ferma la possibilità per il cliente di richiedere l’invio della documentazione in formato cartaceo e solo in questo caso occorre selezionare la corrispondente casella di controllo.