Chiusura Giornaliera – Descrizione della Funzione

La funzione Chiusura Giornaliera consente di eseguire l'elaborazione contabile di fine giornata operativa del broker. Attraverso questa procedura, il sistema consolida tutti i movimenti di polizza, i pagamenti degli estratti conto compagnia e produttori, le fatture di intermediazione e genera le relative prime note contabili. Al termine dell'elaborazione è possibile produrre automaticamente una serie di stampe riepilogative.

Come Accedere alla Funzione

La Chiusura Giornaliera è accessibile dal menu principale di AWBNET, nella sezione dedicata alla contabilità. Una volta aperta la pagina, il sistema visualizza automaticamente la data dell'ultima chiusura eseguita, che serve come riferimento per impostare la nuova elaborazione.

Operazioni Principali Disponibili

Prima di avviare l'elaborazione, è necessario compilare i seguenti campi:

• Ultima chiusura eseguita il: campo in sola lettura, compilato automaticamente dal sistema con la data dell'ultima chiusura completata.
• Chiusura da eseguire al: data della chiusura che si intende eseguire. Deve essere uguale o successiva alla data dell'ultima chiusura. È disponibile un calendario per la selezione della data.
• Prossima chiusura al: data della chiusura successiva già pianificata. Deve essere uguale o successiva alla data di chiusura attuale. È disponibile un calendario per la selezione della data.
• Chiusura Definitiva: permette di scegliere tra due modalità operative:
  • Solo Stampe: esegue l'elaborazione e produce le stampe senza aggiornare definitivamente i dati contabili.
  • Stampe ed Aggiornamento: esegue l'elaborazione, produce le stampe e aggiorna in modo definitivo i movimenti contabili.

Nella sezione Elaborazione Stampe è possibile scegliere quali documenti stampare automaticamente al termine dell'elaborazione:

• Scheda titoli immessi: stampa le schede delle polizze elaborate nel periodo.
• Comunicazione Incassi: stampa gli avvisi di incasso relativi alla giornata elaborata.
• Dettaglio Prime Note Generate: stampa il dettaglio analitico di tutte le registrazioni contabili generate durante la chiusura.
• Riepilogo Prime Note Generate: stampa il riepilogo per conto delle registrazioni contabili generate durante la chiusura.

Ogni opzione di stampa può essere abilitata o disabilitata tramite la relativa casella di spunta. Per impostazione predefinita, tutte le stampe sono attivate.

Una volta impostati tutti i parametri, è possibile avviare l'elaborazione tramite il pulsante Esegui. Durante l'esecuzione, il sistema mostra un indicatore di avanzamento con il messaggio "In esecuzione, attendere prego …". Al termine, le stampe selezionate vengono aperte automaticamente in nuove finestre del browser.

Il pulsante Chiudi consente di uscire dalla funzione senza eseguire alcuna elaborazione.

Note Operative Importanti

• Se è presente una chiusura precedente non completata, il sistema impedisce l'avvio di una nuova elaborazione e mostra un messaggio di avviso. In questo caso è necessario contattare l'amministratore del sistema prima di procedere.
• Il pulsante Esegui rimane disabilitato finché non vengono compilati correttamente tutti i campi obbligatori e superati i controlli di validazione.
• La data di chiusura non può essere precedente alla data dell'ultima chiusura già eseguita.
• La data della prossima chiusura non può essere precedente alla data di chiusura attuale.
• L'elaborazione include automaticamente il calcolo delle differenze di cambio per le operazioni in valuta estera (quando la valuta di riferimento è l'Euro), generando le apposite registrazioni contabili.
• Si consiglia di eseguire la chiusura in modalità Solo Stampe in fase di verifica, passando alla modalità Stampe ed Aggiornamento solo dopo aver controllato la correttezza dei dati.
• L'elaborazione può richiedere alcuni minuti: è importante non chiudere la finestra del browser durante l'esecuzione, fino alla comparsa delle stampe o al messaggio di completamento.
• Le stampe prodotte al termine della chiusura (ZRC41 per il dettaglio prime note, ZRC42 per il riepilogo prime note, ZRC43 per altri documenti correlati) vengono aperte automaticamente in finestre separate e possono essere salvate o stampate dall'utente.

Chiusura Contabile Giornaliera

Data Elaborazione

Elaborazione Stampe

Questa sezione consente di selezionare quali documenti stampare durante l'elaborazione della chiusura contabile.

Chiusura Contabile Giornaliera — Esecuzione

La funzione di Chiusura Contabile Giornaliera consente di eseguire il consolidamento contabile delle operazioni di portafoglio relative a una specifica data. Attraverso questa procedura, il sistema aggiorna i movimenti contabili, i file di portafoglio polizze, le provvigioni e trasferisce i dati verso la contabilità generale (COGE). Si tratta di un'operazione definitiva e non reversibile che conclude la giornata contabile del broker.

Come accedere dalla navigazione AWBNET

La pagina di esecuzione della chiusura (Cont_Chiusura_Exec.aspx) non si raggiunge direttamente dal menu principale. Viene aperta automaticamente dal sistema come finestra di conferma ed esecuzione, dopo aver impostato tutti i parametri nella schermata di preparazione della chiusura giornaliera. È pertanto necessario avviare il processo dalla funzione di Chiusura Giornaliera presente nell'area Contabilità del menu di AWBNET.

Operazioni principali disponibili

La schermata mostra un riepilogo dei parametri impostati nella fase precedente e mette a disposizione le seguenti informazioni e azioni:

• Ultima chiusura eseguita il: visualizza la data dell'ultima chiusura contabile completata correttamente.
• Chiusura da eseguire al: indica la data per la quale si sta eseguendo la chiusura attuale.
• Prossima chiusura al: riporta la data già impostata per la chiusura successiva.
• Tipo di chiusura: indica se la chiusura è stata impostata come Solo Stampe oppure Stampe ed Aggiornamento. Questo parametro è visualizzato in sola lettura.
• Stampe previste: vengono riepilogate le stampe che verranno prodotte al termine dell'elaborazione, tra cui: scheda titoli immessi, comunicazione incassi, dettaglio prime note generate e riepilogo prime note generate.
• Aggiornamento: avvia l'elaborazione definitiva della chiusura. Durante l'esecuzione viene mostrata una finestra di attesa. Al termine, il sistema notifica il completamento con un messaggio e chiude automaticamente la finestra.
• Chiudi: annulla la procedura senza eseguire alcun aggiornamento e chiude la finestra.

Durante l'elaborazione il sistema esegue in sequenza le seguenti operazioni interne:

• Copia e consolidamento dei movimenti contabili dalla bozza alla prima nota definitiva.
• Aggiornamento del portafoglio polizze: vengono aggiornati gli stati delle polizze, degli incassi, delle provvigioni attive e passive, delle fatture di intermediazione e delle note di credito/debito.
• Gestione delle sostituzioni e degli storni di polizza: le polizze sostituite vengono chiuse e quelle stornatorie aggiornano lo stato della polizza originale.
• Azzeramento dei flag di elaborazione sui movimenti già contabilizzati.
• Trasferimento dei dati alla contabilità generale (COGE): i movimenti elaborati vengono inviati al sistema contabile tramite procedura automatica.
• Gestione della ritenuta d'acconto sui produttori: se configurata, vengono generati i relativi movimenti di prima nota.
• Aggiornamento delle date di riferimento del sistema per la prossima chiusura.

Note operative importanti

• Prima di premere Aggiornamento, il sistema visualizza un avviso che ricorda all'utente di confermare l'operazione. È possibile annullare premendo Chiudi.
• L'elaborazione può richiedere alcuni minuti. Durante l'attesa viene mostrato un indicatore di avanzamento: non chiudere la finestra né agire sul browser fino al completamento.
• La chiusura è un'operazione definitiva: una volta avviata e completata, i movimenti vengono consolidati e non è possibile annullare automaticamente le modifiche apportate ai file contabili e di portafoglio.
• Se la modalità di contabilizzazione è impostata per cassa, il sistema utilizza la data di incasso come riferimento; se invece è impostata per competenza, viene utilizzata la data di competenza della polizza. La configurazione di questa modalità è a cura dell'amministratore di sistema.
• Nel caso in cui la data di competenza sia successiva alla data di incasso, il sistema non procede alla contabilizzazione fino al raggiungimento della data di competenza stessa.
• Polizze con importi tutti a zero e senza provvigioni passive vengono automaticamente marcate come pagate dal sistema, senza necessità di intervento manuale.
• Al termine dell'elaborazione la finestra si chiude automaticamente. In caso di errori durante il trasferimento a COGE, contattare l'amministratore di sistema.

Chiusura Contabile Giornaliera

Questa pagina consente di eseguire la chiusura contabile giornaliera. I campi sono in sola lettura e riflettono la configurazione impostata in precedenza. L'utente può avviare l'elaborazione tramite il pulsante Aggiornamento oppure uscire tramite il pulsante Chiudi.

Data Elaborazione

Elaborazione Stampe

Questa sezione mostra le tipologie di stampa che verranno prodotte durante l'elaborazione della chiusura. Tutti i campi sono in sola lettura e riflettono le opzioni selezionate in fase di configurazione.